Бесплатная горячая линия

Как исправляются записи в трудовой книжке

Если в трудовую книжку были внесены неверные данные, то исправление вносит тот работодатель, который допустил ошибку. Тем не менее, иногда можно изменить информацию задним числом. Но для этого нужно опираться на положения действующего законодательства.

1 сентября 2021 года были внесены изменения в порядок хранения и ведения трудовых книжек. В частности, упрощению подверглись правила заполнения таких документов. Ниже мы поговорим о том, как внести изменения в трудовую по новым правилам, и кому разрешено это сделать.

Кто может исправлять данные в трудовой

В соответствии с общими правилами, внесение любых исправлений в трудовые книжки осуществляет работодатель, допустивший ошибку. При этом существуют случаи, когда руководитель может исправить неточности, допущенные прежним работодателем. Подобное возможно в таких случаях:

  1. Имеется документ об ошибке от того работодателя, которые ее допустил.
  2. Организация, в которой ранее работал сотрудник, была ликвидирована. При реорганизации компании, исправить записи вправе фирма-правопреемник.

Вносить исправления в трудовые книжки может только уполномоченный сотрудник. Обычно назначается лицо, ответственное за ведение трудовых. Если же в фирме нет такого сотрудника, то исправлять записи может директор организации или ИП.

Если человек работает по совместительству, то вносить правки в его трудовую может тот работодатель, который делал запись о его работе на конкретной должности. Например, по желанию самого сотрудника, запись о совместительстве могут внести по месту его основной работы. В этом случае и вносить исправления будут здесь же.

Как изменить запись в трудовой: общие правила

Особенности заполнения трудовых книжек регулируются положениями Трудового кодекса РФ. Так, в статьях 77-81, 83-84.1 указаны те формулировки, которые можно использовать при увольнении сотрудников. Учитывая эти сведения, работодатель сможет корректно внести как саму запись, так и исправления.

Какие данные не следует исправлять

Обязательному исправлению не подлежат те ошибки, которые непосредственно не влияют на действительность записей и подтверждение рабочего стажа. Например, ошибкой является внесение в одну строку записи о приеме на работу и о наименовании организации. При этом, если сами данные будут верными, то вносить исправления необязательно.

Также ошибкой будет указание дат римскими цифрами, а месяца – прописью. Подобные ошибки можно не исправлять.

Исправление орфографических ошибок

Здесь все зависит от того, могут ли такие ошибки повлиять на процесс начисления или получения пенсии. Так, если неточность не повлияет на решение пенсионного фонда о зачете периода работы в рабочий стаж сотрудника, то ничего править не потребуется. Но если речь идет о неправильном написании названия компании, то впоследствии с этим могут возникнуть проблемы. Соответственно, правки придется внести.

К категории критичных ошибок относятся неточности в написании ФИО сотрудника или даты его рождения. В подобных ситуациях сотрудники ПФ могут не зачесть стаж работнику, и чтобы добиться справедливости, ему придется обращаться в суд.

По большей части все эти правила касаются записей, сделанных до 2020 года. По новым правилам работодатели должны сдать форму СЗВ-ТД на каждого сотрудника. Вся информация теперь хранится в электронном виде. Поэтому обязанность работодателя – следить за тем, чтобы все отчеты были составлены по форме, не забывая предоставлять корректирующие СЗВ-ТД.

Сотрудник увольняется: нужно ли исправлять запись

Неверную запись в трудовой понадобится исправить в том случае, если работник увольняется или просит об изменении данных уже после увольнения. Следует понимать, что в случае неустранения ошибки, у человека могут возникнуть сложности с получением пенсии. Кроме того, у него появятся все основания для обращения в суд. И если бывший работник подаст иск на компанию, то в лучшем случае ей придется потратить время на разбирательства. Если же гражданину удастся доказать свою правоту, то ему должны будут не только исправить запись в трудовой, но и выплатить компенсацию морального вреда.

Все это касается по большей части записей, сделанных до 2020 года. Сейчас работодателю достаточно следить, чтобы информация, передаваемая в пенсионный фонд через форму СЗВ-ТД, была корректной.

О внесении изменений в трудовую

Ранее если работодатель допускал ошибку при заполнении титульного листа трудовой, то запись не подлежала исправлению. Испорченный бланк списывался и уничтожался по соответствующему акту. На работника же заводили другую книжку. Так было до 2021 года.

Сегодня же лицам, впервые устраивающимся на работу, трудовых вообще не заводят. Поэтому если подобные ошибки и происходят, то в форме СЗВ-ТД. И все, что требуется для исправления данных – это подать корректирующую форму.

Как исправляются записи на титульном листе

Данные, указанные на титульном листе трудовой книжки, подлежат исправлению и дополнению. Допустим, что сотрудник сменил фамилию при разводе или вступлении в брак. Тогда работник, ведущий трудовые, должен одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию. При этом она должна остаться читаемой.

Новая фамилия сотрудника указывается сверху, снизу или рядом. Кстати, в старых трудовых книжках (образца 1974 года) на этот случай существует пустая строка. И эти документы до сих пор в ходу.

Внеся исправления, ответственный сотрудник должен сделать на внутренней стороне обложки ссылку на те документы, которые послужили основанием для смены фамилии. Это может быть свидетельство о разводе, браке, перемены фамилии, паспорт и т. д. Текст заверяется двумя способами:

  • подпись ответственного лица;
  • печать (если она имеется у организации).

Работодатель должен сделать запись в строке «Образование», основываясь на документах об образовании. Например, это может быть диплом бакалавра, аттестат и т. д. Уровень образования указывается в зависимости от того, какое учебное заведение было окончено сотрудником. Оно может быть средним общим, высшим и т. д.

При получении работником нового уровня образования (например, если он окончил университет), информация в трудовой дополняется. Ранее внесенные данные не зачеркиваются – новые сведения указывают через запятую.

Иногда в строке «Образование» не остается свободного места для новой информации. Тогда ее указывают в той же строке, но над предыдущей записью.

В ряде случаев работодатели неправильно вносят изменения в трудовую книжку. Например, гражданин закончил техникум и устроился на работу. Сведения об образовании были указаны в соответствующей графе его трудовой.

Спустя пару лет мужчина поступил на заочное отделение в университет. По его окончании работодатель должен был обновить информацию в трудовой. Однако вместо того, чтобы указать данные через запятую, он зачеркнул первую запись. Несмотря на то, что это – ошибка, грубым нарушением она не является. Соответственно, изменять ничего не придется, ведь подобная неточность не будет влиять на действительность трудовой книжки и стажа.

Другое дело, когда дата рождения или ФИО сотрудника, указанные на титульном листе, не совпадают с паспортными данными. Тогда проблема уже будет серьезной. В таких случаях трудовая формально принадлежит другому человеку.

К сожалению, порядок ведения трудовых книжек не дает пояснений касательно того, что делать в подобных ситуациях. Тем не менее, у сотрудника могут возникнуть серьезные проблемы. Например, в пенсионном фонде книжку не примут, поскольку она не принадлежит заявителю.

В подобных ситуациях у работодателя есть несколько вариантов действий:

  1. Самостоятельно внести правки. Но для этого потребуется обратиться к прежнему работодателю, запросив у него документ об ошибке.
  2. Не принять трудовую, отправив кандидата к тому работодателю, который ее оформил. Последний должен будет внести необходимые изменения.
  3. Завести новую трудовую работнику. В таких ситуациях ошибка в старом документе останется без исправлений. Поэтому у сотрудника могут возникнуть проблемы при последующем назначении пенсии.

Как исправляется информация о работе

Если работодателю нужно исправить записи в разделе «Сведения о работе», ему придется обойтись без зачеркиваний. Неверную информацию о приеме на работу нужно исправлять следующим образом:

  1. После последней записи проставляем следующий порядковый номер и вписываем текущую дату записи.
  2. В третьей графе пишем следующее: «Запись за таким-то номером недействительна». Далее вносим верную запись.
  3. Повторно указываем в четвертой графе номер приказа (или иного решения), запись из которого была ранее неверно внесена в трудовую книжку. Здесь же нужно указать также дату. Вместо этих данных можно написать дату и номер того решения, на основании которого была сделана верная запись.

Важно, чтобы все исправления точно соответствовали тем документам, на основании которых они вносятся. Также во внимание могут быть приняты и свидетельские показания. Подобное возможно при наличии таких обстоятельств:

  • ввиду ЧС работодателем были массово утрачены трудовые книжки сотрудников;
  • имеется судебное решение по делу.

Аналогичным образом признают недействительными записи об увольнении и переводе на другую постоянную работу. Это также требуется в тех случаях, когда суд признает перевод или увольнение незаконными.

При восстановлении сотрудника на прежней работе, работодатель должен сделать следующую пометку в трудовой: «Запись за таким-то номером недействительна, работник восстановлен на прежнем месте работы». При замене формулировки основания увольнения пишут следующее: «Запись за таким-то номером недействительна, уволен по собственному желанию» – то есть, нужно указать новое основание для увольнения. В четвертой графе обязательно делается ссылка на решение или приказ, в соответствии с которым сотрудник был восстановлен на работе или же изменил формулировку причины увольнения.

Если в трудовой имеется признанная недействительной запись об увольнении, то вместо ее исправления сотрудник может требовать оформления дубликата документа.

Об исправлении реквизитов и дат

Во всех разделах трудовой даты следует записывать только арабскими цифрами. Действуют следующие правила:

  • месяц и число должны быть двузначными;
  • год – четырехзначным.

Например, написание «1 сентября 2021 года» является неправильным. Правильно писать: 01.09.2021. При этом если месяц был указан прописью, но сама дата является верной, то исправлять ее не следует. Если же есть ошибка в месяце или годе, то исправления вносятся аналогично другим неверным записям. Таким образом, та запись, где была допущена неточность, признается недействительной, после чего вносятся верные данные.

Исправление неверных реквизитов происходит так же, как и других записей с некорректными данными. При этом в трудовых книжках запрещается использовать сокращения. То есть, указывать «пер.» вместо слова «переведен» или «расп.» вместо «распоряжения». При этом в официальном порядке ведения трудовых книжек не указывается, нужно ли исправлять такие сокращения. Поэтому следует исходить из того, понятен ли вообще смысл записи.

Исправление ошибок в информации о награждении

Чаще всего в сведения о награждении вносятся записи о работе. Такие пометки считаются недействительными и должны быть перенесены в соответствующий раздел. Если же место в разделе о работе закончилось, то данные можно вписать во вкладыш к трудовой книжке.

Неправильные данные в разделе «Сведения о награждении» должны исправляться по общим правилам:

  1. Внеся последнюю запись в раздел, указываем следующий порядковый номер и дату внесения информации.
  2. Вписываем фразу «Запись за таким-то номером недействительна» в третьей графе.
  3. Вносим правильную запись в раздел «Сведения о работе».

При внесении записей во вкладыш, необходимо продолжить нумерацию из раздела «Сведения о работе».

Задайте вопрос эксперту-юристу БЕСПЛАТНО!

Напишите свой вопрос - в течении 5 минут наш эксперт перезвонит и бесплатно проконсультирует

Заполните форму с контактными данными и получите бесплатную консультацию в течении 5 минут

Спасибо!
Ваша заявка принята

Юрист позвонит в течение 5 минут

Анонимно
Информация о вас не будет разглашена
Быстро
Через 5 минут с вами свяжется наш консультант
Бесплатная горячая линия 24/7

8 (800) 301-37-30

по всей России

 

+7 (495) 128-74-20

Для жителей Москвы и МО

+7 (812) 507-64-25

Для жителей Спб и области