Бесплатная горячая линия

Электронные трудовые книжки в 2020 году: как это будет работать?

С началом 2020 года на территории РФ в эксплуатацию вводят электронные трудовые книжки, которые заменят всем привычный документ для фиксирования данных о трудовом стаже. Ожидается, что такой формат трудовых книжек сможет в разы упросить работу кадровым службам, а также Пенсионному фонду, а их работу сделать более эффективной. Что же касается самих сотрудников, то теперь они смогут получать беспрепятственный доступ ко всей необходимой информации в трудовой книжке в любое время дня и ночи.

Изменения в законодательстве

С начала 2020 года в законную силу вступают запланированные в Трудовом кодексе изменения, согласно которым информация о трудоустройстве граждан теперь будет документироваться в электронном виде. Впрочем, это вовсе не означает, что от бумажных версий придется полностью отказаться. За ними по-прежнему закрепляется юридическая сила, а при желании самого владельца, работник сможет делать в ней все необходимые отметки о рабочей деятельности работника. Вся информация при этом будет дублироваться в электронном виде. Чтобы получить доступ к этому, заинтересованным работникам необходимо до декабря текущего года направить работодателю соответствующее заявление с просьбой сохранить бумажную версию трудовой книжки. Если этого не сделать, работнику выдается его трудовая книжка и ее хранение ложиться исключительно на его плечи.

Обойдут стороной подобные изменения только тех, кто впервые трудоустраивается с начала следующего года. Такие работники с самого начала получают электронную трудовую книжку, а вся информация в них будет храниться в цифровом виде.

С начала 2020 года работодатели в обязательном порядке должны проинформировать своих подчиненных о новых переменах в Трудовом кодексе. Делается это исключительно в письменном виде с указанием следующей информации:

  • Ведение документации будет осуществляться в новом формате.
  • При желании работника есть возможность сохранить старый формат версии документа.

Со вступлением в силу новых изменений в ТК, работодателям придется столкнуться с новым видом отчетности. Им предстоит отправлять сведения о сотрудниках в Пенсионный фонд на основании форм СЗИ-ТД и СЗВ-ТД. Именно в них будет храниться вся необходимая информация о трудоустройстве работников. Эти данные должны отправлять в ПФ ежемесячно до 15 числа. Коммуникация с Пенсионным фондом будет осуществляться по традиционным каналам связи.

В следующем году отчетность в ПФ потребуется только в случае приема сотрудника на работу или его сокращения с должности. Все необходимые данные должны направлять в ПФ в течение одного рабочего дня, который является следующим за тем днем, когда в силу вступил изданный нормативный документ, являющийся подтверждением кадровых изменений.

В текущем 2020 году работодателям потребуется подготовить соответствующую внутреннюю документацию, требуемую вступившими в законную силу изменениями. В первую очередь потребуется внести изменения в коллективный договор, а также нормативно-правовые акты о кадровом учете.

Минусы и плюсы нововведений

В теории, замена традиционных трудовых книжек на их электронный формат должна минимизировать или полностью исключить любые ошибки. Для примера, если отметки в трудовой книжке были оставлены неверно, то эту информацию могут просто не учесть при начислении пенсий. Электронный формат трудовых книжек должен минимизировать такие риски, тем самым увеличив достоверность информации о трудовой деятельности граждан. В свою очередь, это позволит более точно формировать заслуженные выплаты после выхода на пенсию. Плюс ко всему, подобные нововведения в Трудовой кодекс – это результат развития программы информационного общества, которое подпадает под соответствующий Указ Президента.

К преимуществам нового формата электронных книжек можно отнести следующее:

  • Данные будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда, что увеличит их сохранность и полностью исключит риск утери необходимой информации.
  • Упрощается кадастровое регулирование.
  • Можно удаленно взаимодействовать с рабочим персоналом.
  • Ускоряется анализ необходимых данных для начисления пенсионных выплат.
  • Значительно сокращается бумажная волокита.
  • Работники могут получить круглосуточный и беспрепятственный доступ к любой информации, касательно своей трудовой деятельности.

Что касается негативных сторон, то здесь можно отметить следующее:

  • У работодателей появляется новая форма отчетности – СЗИ-ТД и СЗВ-ТД.
  • Если работник желает сохранить старую версию трудовой книжки, то работодателю придется в обязательном порядке принять это, тем самым увеличив свою трудовую нагрузку.
  • В случае желания сотрудника сохранить бумажную трудовую книжку, то ее сохранность ложится именно на работника, а не на работодателя, как это было раньше. В случае потери трудовой книжки, придется потратить немало времени, чтобы восстановить все необходимые данные.

Примечательно, что при желании сотрудника оставить бумажную версию трудовой книжки, перенос информации с нее в электронный вид законом не предусматривается, так как это создает дополнительную нагрузку на отдел кадров и работу Пенсионного фонда.

Кто будет заниматься введением документации?

Вносить данные с бумажных трудовых книжек в электронную базу будет Пенсионный фонд. Данные он будет получать от работодателей. В случае несвоевременной передачи соответствующих данных, работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Цифровой формат будет практически повторять бумажный аналог. Здесь также будут указывать место работы сотрудника, его должность, дата приема на работу и увольнения. Помимо этого, здесь же будет присутствовать и информация о дисциплинарных нарушениях сотрудника.

Получить доступ к электронной трудовой книжке владелец сможет через официальный сайт Пенсионного фонда, а также сайт Государственных услуг. Все, что для этого потребуется, так это пройти регистрацию на сайте, а после выполнить идентификацию личности.

Задайте вопрос эксперту-юристу БЕСПЛАТНО!

Напишите свой вопрос - в течении 5 минут наш эксперт перезвонит и бесплатно проконсультирует

Заполните форму с контактными данными и получите бесплатную консультацию в течении 5 минут

Спасибо!
Ваша заявка принята

Юрист позвонит в течение 5 минут

Анонимно
Информация о вас не будет разглашена
Быстро
Через 5 минут с вами свяжется наш консультант
Бесплатная горячая линия 24/7

8 (800) 301-37-30

по всей России

 

+7 (495) 128-74-20

Для жителей Москвы и МО

+7 (812) 507-64-25

Для жителей Спб и области